個人情報保護方針・個人情報の取扱い
個人情報保護方針について
株式会社コトラ（以下、当社）は、人材サービスに関わる事業を核とした事業活動を行っています。事業活動を通じてお客様から取得する個人情報及び当社社員の個人情報（以下「個人情報」という。）は、当社にとって大変重要な情報であり、その個人情報を確実に保護することは、当社の重要な社会的責務と認識しております。
したがって、当社は、事業活動を通じて取得する個人情報を、以下の方針に従って取り扱い、個人情報保護に関して、お客様及び当社社員への「安心」の提供及び社会的責務を果たしていきます。
１．法令、国が定める指針その他の規範（以下、「法令等」という。）に関して
個人情報を取り扱う事業に関連する法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業員（以下、「従業員」という）に周知し、遵守いたします。
２．個人情報の取得、利用および提供について
当社は人材サービスに関わる事業及びそれに付帯するその他事業、並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、適切かつ公正な手段により個人情報を取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
３．個人情報の安全管理に関して
・個人情報（当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報含む）への不正アクセス、漏えい、滅失、又はき損などの様々なリスクを防止すべく、個人情報の安全管理のための迅速な是正措置を講じる体制を構築し維持いたします。
・点検を実施し、発見された違反や事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。
・安全に関する教育を、従業員に徹底いたします。
４．収集した個人情報の修正、更新および削除（登録取り消し）について
・当社では最適な職業紹介を心がけ、個人情報を常に正確かつ最新の状態で管理するよう努めます。
・お預かりした個人情報について、情報の削除（登録取り消し）またはサービスご利用の拒否を求められた場合は、ご要望に応じ適正に対応いたします。
・個人情報の修正、更新および削除、いずれの場合にもご本人がメールもしくは電話でご連絡いただくものとし、その際は本人であることを確認させていただきます。
５．個人情報保護マネジメントシステムの見直しについて
当社は、保有する個人情報を保護するための方針、組織、計画、実施、監査および見直しを含むマネジメントシステムを継続的に見直し、その改善を図ります。
東京都港区赤坂1-7-19 キャピタル赤坂ビル
株式会社コトラ 代表取締役
大西利佳子
2005年4月1日制定
2024年３月21日改定
個人情報に関する苦情・問合せ窓口
当社ホームページ（https://kotora.co.jp/）内のお問い合わせフォームよりご相談下さい。
個人情報の取り扱いについて
当社では「個人情報保護方針」に基づき個人情報の適切な保護に取り組んでいます。
当社が事業の用に供するために取得し、または保有する個人情報について、以下の通りお知らせいたします。
１．個人情報の取扱事業者の名称及び住所並びに法人にあたってはその代表者の氏名
事業者名 ：株式会社コトラ
代表取締役：大西利佳子
住所 ：〒107-0052 東京都港区赤坂1-7-19 キャピタル赤坂ビル
２．個人情報の利用目的
当社が事業活動において取扱う個人情報の利用目的は、次の通りといたします。
保有個人データ
| 個人情報の種別 | 利用目的 |
|---|---|
| 2-1取引先情報 | 採用支援・業務委託等サービスの提供、業務管理、各種連絡、請求、支払い管理、および当社サービス向上のためのアンケート送信のため |
| 2-2従業員情報 | 従業者管理に係わる業務に利用するため（業務・労務・人事管理業務、給与関連業務、福利厚生業務など） 営業ツールとして利用するため（ホームページ掲載、会社案内掲載など） |
| 2-3採用応募者情報 | 採用に係わる業務に利用するため（採用に関する情報提供、採用可否判断、採用業務に関する連絡など） 入社後・退職後に係わる諸連絡に利用するため（社内業務連絡、退職者との連絡など） |
| 2-4退職者情報 | 退職者との連絡、退職者からのお問合せへの対応に利用するため |
| 2-5お問い合わせ者情報 | お問合せに回答するため |
| 2-6本人及び代理人の情報 （開示等請求時） |
開示等の求めに回答するため |
| 2-7セミナー情報 | セミナー・交流会の申込、参加料の振込み、情報提供のため |
| 2-8登録者情報 | 転職支援、就職支援、業務委託支援、セミナー・イベントの案内等ご希望いただいたサービスの提供、お問合せへの対応および当社サービス向上のためのアンケート送信のため |
| 2-9上記の他、当社が保有する個人情報 | 防犯・防災・労働・セキュリティ安全管理のため（映像、音声、システムログ等のモニタリング等による場合を含みます。） 受託した業務により取得した個人情報：契約及びそれに伴う連絡、受託業務の遂行、アフターフォローなどに利用するため 求人サイトから取得した情報：求職者に対する転職支援および求人者に対する採用支援に利用するため |
３．安全管理措置
| 個人情報の種別 | 利用目的 |
|---|---|
| 3-1基本方針の策定 | 個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定しています (「個人情報保護方針」をご参照ください。)。 |
| 3-2個人情報の取扱いに係る社内規程の整備 | 個人情報の取扱方法、責任者およびその責務等を定める社内規程・社内マニュアルを策定しています。 |
| 3-3組織的安全管理措置 | 個人情報管理の責任者として、「個人情報保護管理者」を任命するとともに、個人情報の安全管理に関する従業者の責任と権限を明確に規定しています。従業者を監督するとともに、法令及び社内規程（当該規程に紐づく社内マニュアルを含みます。）に違反している事実またはかかる違反の兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。 安全管理に関する社内規程・社内マニュアルを定め、それらを従業者に遵守させるとともに、その遵守の状況についての適切な監査を実施しています。 |
| 3-4技術的・物理的安全管理措置 | 個人情報へのアクセス制御（アクセス権限保有者の極小化、アクセス状況の記録監視等）などの技術的対応を実施し、権限を有しない者による個人情報の閲覧・取得を未然に防止する措置を実施しています。 個人情報の持出しを行う際、その手段の制限や社内と社外との間の電子メール等による持出しの記録・監視等を実施しています。 外部からの不正アクセスなど防止のための措置 (ネットワーク設備設置等) を実施しています。 |
| 3-5人的安全管理措置 | 従業者に対して、情報セキュリティリテラシーの向上を図る目的で、個人情報の安全管理に関する定期的な教育研修を実施しています。 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。 |
４．第三者提供
当社は以下の場合を除いて、第三者に個人情報を提供することはございません。
１．お客様より収集した個人情報は以下の委託業務提携先及びその他第三者へ同記載の目的で提供致します。
その場合、委託を受けた業務提携先などから直接お客様へご連絡をさせて頂くことがございます。
(1)第三者に提供する目的：転職支援のため
(2)提供する個人情報の項目：氏名、年齢、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、性別、学歴、職務経歴、年収
(3)提供の手段または方法：メール、電話、若しくは企業の採用応募者受付システムに直接貼り付け
(4)当該情報の提供を受ける者又は提供を受ける者の組織の種類，及び属性：紹介先企業
(5)個人情報の取扱いに関する契約等の有無：有
２．ご本人からの同意を得ている場合
３．法令等により要求された場合
５．個人情報の委託
当社は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、委託先と機密保持を含む契約の締結、委託先において個人情報の安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行います。
６．保有個人情報又は第三者提供記録の開示等の申請に関する手続き
当社は、当社がお預かりしている個人情報に関して、ご本人もしくはその代理人から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、又は第三者提供記録の開示について請求をいただいた場合には、遅滞なく対応致します。
(1)開示等の求めの手続き>
当社お問い合わせ窓口までお問い合わせください。
受付手続きについての詳細は、お申し出いただいた際にご案内申し上げます。
当社所定の「保有個人データ開示等請求書」を郵送または、FAX、メール等でお送り致します。内容ご記入の上必要書類を同封し、郵送またはメール等にてお申し込み下さい。（送付料は請求者のご負担となります。） ご本人（または代理人）であることを確認した上で、ご希望の開示方法により回答いたします。
なお、この方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますのでご了承下さい。
(2)開示対象個人情報の開示に係る手数料
開示対象個人情報の利用目的の通知又は開示及び第三者提供記録の開示につきましては、1回のご請求等ごとに当社所定の手数料を申し受けます。手数料をお支払いいただけない場合には、ご請求等に応じかねますので、予めご了承ください。（当面の間、無料といたします。郵送料のみご負担ください。）
７．本人が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果
個人情報のご提供はご本人の任意ですが、当社がご提供をお願いする個人情報は当社の業務遂行上必要なものです。
したがって、ご本人から提供いただいた情報が不十分・不正確であったこと、又はご本人が情報のご提供を拒絶されたことにより、当社の業務遂行に支障をきたし、ご本人が当社のサービスを受けられない、ご本人に当社からのご連絡が届かない、事故等の危険に巻き込まれる等の不利益等が発生するおそれがあります。
万が一、そのような不利益等が発生した場合は、その結果はご本人に帰属し、当社では責任を負いかねます。
８．本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得
当ウェブサイトでは、お客さまのホームページ利用状況（当ウェブサイトおよび当社が運営する関連サイトのアクセス情報を含む）を、クッキー※ 1とウェブビーコン※ 2という技術を用いて取得しています。これらの技術により取得した情報はいずれもお客さまの［ブラウザを識別する情報等］であり、特定のお客さま個人を識別するものではありません。
※1 クッキー（cookie）とは、ウェブサイトに訪問されたお客さまの［ブラウザを識別する情報等］を、お客さまのコンピュータ端末等（モバイル、タブレット、その他デバイスを含む）に保存することで、お客さまが再度、当サイトを訪問された際に、より便利にご利用、閲覧していただくための技術です。
※2 ウェブビーコンとは、クッキーと併用することにより、お客さまブラウザからのアクセス情報を収集し、当社ウェブサイトへの訪問の有無、訪問回数や閲覧履歴等を把握することが可能となる技術です。
９．認定個人情報保護団体について
当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会の対象事業者です。
認定個人情報保護団体の名称 : 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情解決の申し出先 :プライバシーマーク推進センター 個人情報保護苦情相談室
住所 : 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル
電話番号：03-5860-7565 / 0120-700-779
※当社のサービス等に関する問い合わせ先ではございません。
１０．個人情報保護管理者およびお問い合わせ先
連絡先 個人情報保護管理者：取締役 シニアパートナー
住所：東京都港区赤坂1-7-19 キャピタル赤坂ビル2階
電話/FAX：03-6277-7050 / 03-6277-7175
電子メール：info@kotora.jp
当社ホームページ（https://kotora.co.jp/）内のお問い合わせフォームよりご相談下さい。
株式会社コトラ
2005年4月1日制定
2024年３月21日改定
